Weshalb eine Formel für gute Compliance?

„Compliance-Ermüdung/ Frustration“ überwinden

In vielen Unternehmen hat sich eine hierarchieübergreifende „Compliance-Ermüdung“ ausgebreitet. Sich wiederholende Schulungen, Richtlinien-, Prozessflut usw. tragen hierzu bei. All das kostet nicht nur viel Zeit und der Nutzen wird zunehmend hinterfragt. Es wird beklagt, dass man sich all die Vorgaben und Regeln trotz aller Bemühungen nicht merken könne. Mitarbeitende sehnen sich nach verständlichen und einprägsamen Hilfestellungen. Sie wollen sich regelmäßig compliant verhalten, sind jedoch häufig unsicher, was das heißt. Eine prägnante Formel hilft hier enorm.

Neuer/anderer „Tone from/at the Top“, Vorbilder schaffen

In vielen Unternehmen wird ein „Tone at the Top“ bezüglich Compliance und Integrität kommuniziert und vorgelebt. Kommt es zu Compliance-Fällen, wird regelmäßig eingewandt, dass die Verstöße dem Top-Management nicht bekannt waren.  Dieser Behauptung wird häufig nicht geglaubt. Das führt zum Vorwurf geplanter Missverständnisse und Verantwortungslosigkeit. Um diesem Vorwurf wirksam vorzubeugen, muss das Management fortwährend und unmissverständlich kommunizieren und vorleben, welche Haltung und welches Verhalten es von den Mitarbeitenden und hier insbesondere von Führungskräften im Hinblick auf Compliance und Integrität erwartet. So wird auch vermittelt, was es heißt, als Mitarbeitende/r vorbildlich zu sein. Eine einprägsame Formel ist hierzu ideal geeignet.

Compliance als (Selbst-) Führungsaufgabe

Jeder Mitarbeitende kann als Vorbild auch im Hinblick auf Compliance führen. Führungskräfte sind Vorbilder; ob sie wollen oder nicht. Ihr Verhalten und ihre Haltung werden nachgeahmt. Deshalb ist „Leadership“ bei Compliance unverzichtbar. Führungskräfte können mit gutem Beispiel vorangehen und Entscheidungen gemeinsam im Team an einer Compliance-Formel messen. Eine Führungskraft kann eine andere Führungskraft fragen, ob sie eine -aus ihrer Sicht kritische- Entscheidung schon an der Formel geprüft habe. Jeder Mitarbeitende kann kritische Entscheidungen an der Compliance-Formel messen und Zweifel mittels der Formel äußern. Die Formel wird so zum selbstverständlichen Teil der Entscheidungsfindung und fördert die Rückgratkultur. Die Formel dient allen Mitarbeitenden als Kompass für gute Compliance. Mittels der Formel lassen sich gemeinsame Werte der Organisation einfach in die tägliche Arbeit integrieren. Eine selbsterklärende Formel hilft so jedem Mitarbeitenden, als Vorbild die Werte des Unternehmens vorzuleben.

Klares Verständnis von „sauberem (integren) Geschäft“ schaffen, griffigen Kompass anbieten

Mit Hilfe einer Formel bekommen Ansagen der Geschäftsführung wie „Wir machen nur sauberes Geschäft!“ eine Bedeutung, weil klar ist, was „sauber“ heißt. „Sauberes“-Geschäft entspricht der Formel.  Damit im entscheidenden Moment klar ist, was „sauberes“ Geschäft ist, muss die Formel die Mitarbeitenden bei ihrer Arbeit als griffiger und ständiger Kompass für gute Compliance begleiten. So wird im Unternehmen unmissverständlich kommuniziert, welches Verhalten und welche Haltung in  Bezug auf Compliance erwartet wird. Das hilft, Unternehmen vor gravierenden Compliance-Verstößen zu bewahren.

Werte/ Prinzipien operationalisieren, risikoorientierte Entscheidungen treffen

Mittels einer klugen Formel, die Werte und Prinzipien in sich aufnimmt, lassen sich diese in der täglichen Arbeit mit Leben erwecken. Sie bleiben so keine bloßen Lippenbekenntnisse. Risiko orientierte Entscheidungen sind mit einer klugen Formel möglich. Die Formel definiert die rote Linie, die es nicht zu überschreiten gilt.

Überregulierung reduzieren und neue Regelkultur kreieren

Eine kluge Formel vermittelt den Mitarbeitenden den Anspruch, dass „weniger in der Regel mehr“ ist. Eine kurze und pregnante Formel regt aktiv dazu an, unverständliche oder sogar völlig überflüssige Prozesse und Richtlinien transparent und konstruktive zu hinterfragen. So wird die Anzahl der bestehenden Richtlinien und Prozesse professionell reduziert und das übrig Gebliebene hat aufgrund seiner besseren Qualität eine größere Akzeptanz.  So wird eine neue bessere Regelkultur etabliert. 

Gesunden Menschenverstand zulassen und fördern

Der gesunde Menschenverstand bleibt mittlerweile häufig auf der Strecke. Stehen Mitarbeitende vor Dilemmata, brauchen sie griffige Hilfsmittel, um eine gute Entscheidung zu treffen. Hier helfen prägnante Fragen, die idealerweise in der richtigen Reihenfolge in eine kluge Formel eingebettet sind. So kehrt auch der gesunde Menschenverstand zurück.

Das Bauchgefühl im professionellen Umfeld nutzen

Die meisten nutzen ihr Bauchgefühl auch im professionellen Umfeld und unterstützen damit eine gute Entscheidungsfindung. Mittels einer klugen Formel lässt sich das Bauchgefühl auf die zentralen Aspekte fokussieren, die für gute Compliance relevant sind. So kann eine „informierte“ Bauchentscheidung getroffen werden. Das Bauchgefühl steht an letzter Stelle der Formel und übernimmt die wichtige Funktion eines „Auffangnetzes“.

Mitarbeitenden vermitteln, wann sie unbedingt Kritik üben sollen

Aufgrund der sog. EU-Whistleblower-Richtlinie vom 23.10.2019 (2019/1937) hat der deutsche Gesetzgeber zwischenzeitlich das Hinweisgeberschutzgesetz verabschiedet, wonach Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten verpflichtet sind, ein Hinweisgebersystem einzurichten. 

Darüber hinaus verpflichtet das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz seit dem 01.01.2023 Unternehmen mit mindestens 3.000 Beschäftigten, ein unternehmensinternes Beschwerdeverfahren einzurichten, das es den Beschäftigten sowie Außenstehenden ermöglicht, auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken hinzuweisen bzw. Pflichtverletzungen zu melden. Ab dem 01.01.2024 trifft diese Pflicht auch Unternehmen ab 1.000 Beschäftigten.

Kommt der Hinweis wegen Compliance-Verstößen über ein solches System, ist es häufig schon „zu spät“. Auch vor diesem Hintergrund wollen viele Unternehmen ihre Rückgrat-/ Kritikkultur stärken. Schwierig ist jedoch, einen einheitlichen Maßstab dafür zu definieren, wann unbedingt Rückgrat gezeigt/ Kritik geübt werden soll.  An einer klugen Formel messen alle Mitarbeitenden Entscheidungen einheitlich in Hinblick auf Compliance und Integrität. Entscheidungen werden so nicht willkürlich hinterfragt, sondern dann, wenn sie die Formel nicht bestehen. Wird eine Entscheidung mittels der klugen Formel hinterfragt, kommen sämtliche Aspekte von Compliance „auf den Tisch“, ohne das (Un-)Wort Compliance in den Mund nehmen zu müssen. Eine kluge Formel für gute Compliance erleichtert es, Rückgrat zu zeigen.

Wann und wie PLLOB anzuwenden ist

Wann: Bei jeder beruflichen Entscheidung.
Wie:    1. Selbst PLLOB anwenden.
2. Nicht sicher: Rücksprache! mit Kollegen→Vorgesetzten→Compliancespezialisten
3. Bedenken gegenüber einer anderen Person ansprechen, indem Sie z.B. sagen: „Lass uns das PLLOBen.“

Compliance wird integraler Bestandteil der Unternehmens-DNA

Eine kluge Formel unterstützt, dass Compliance zum integralen Bestandteil der DNA einer Organisation wird, weil die Formel Teil der Arbeitssprache wird. Sie verbalisiert Compliance.  Im Sinne von: „Und was sagt PLLOB dazu?“ oder „Haben Sie das schon gePLLOBt?“  Das Gegenüber wird nun über alle, der in der klugen Formel enthaltenen Aspekte, nachdenken. Eine kluge Formel ist so gestaltet, dass sie gegebenenfalls auch intuitive Entscheidungen erlaubt und fördert, die regelmäßig belastbar sind.

PLLOB® ist exakt diese Formel.